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Depuis 1974, Setam accompagne les notaires dans leurs projets pour l’aménagement de salles d’archives avec l’installation de rayonnage fixe ou mobile.
Rayonnage d’archives fixe
Le rayonnage fixe est facile à installer (montage sans vis, ni boulon). Ce type de stockage est peu coûteux et est adapté pour les notaires ayant de grandes salles d’archives.
Rayonnage mobile pour notaires
Le rayonnage mobile permet de stocker un maximum de documents d’archives sur une surface réduite. Ce stockage est conseillé pour les notaires disposant de salles d’archives de taille plus réduites. Les modules de rayonnage sont placés sur des chariots mobiles afin de supprimer les allées de circulation. Ce système permet de gagner jusqu’à 90% d’espace supplémentaire.
Recommandations sur le choix des rayonnages
Pour des raisons de protection contre les risques (incendie, moisissure ou insecte xylophage), le rayonnage est fabriqué avec des échelles et des tablettes métalliques. L’utilisation de tablettes en bois est fortement déconseillée. Les tablettes doivent être pleines et les documents stockés dans des boîtes d’archives. Au niveau de la finition, une peinture époxy sur l’ensemble du rayonnage est recommandée.
Obligations de stockage
Chaque étude notariale doit conserver un nombre important de documents papiers. Ses archives sont ensuite reversées au niveau des Archives Départementales après une durée de conservation de 75 ans. Les documents comptables et dossiers clients du notaire sont des documents privés et ne doivent pas être reversés.
Consultation aux Archives Départementales
Il est possible consulter les actes notariés reversés aux Archives Départementales après la durée de 75 ans.
Archivage des Minutes émises par les Notaires
La minute est l'original d'un document qui est émis par un notaire. A l'origine, la minute était écrite à la plume et son rédacteur devait adopter une écriture lisible et fine pour un bon archivage des documents. Les notaires doivent archiver les minutes. Depuis 1979, les minutes de plus de 75 nas doivent être réversées aux archives départementales.
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